A múltkor megkezdett „sorozatot” ([[Technikai írásokról néhány pontban]]) folytatnám most azzal, hogy összeszedek pár (szerintem) hasznos apróságot a prezentációk tartásával kapcsolatban is.
Sokkal kevésbé egyértelmű, hogy erre egy egyszerű mérnöknek miért/mikor van szüksége, hiszen általában nem kell mindenkinek prezentációkat tartania (amennyire én tudom, bár az is igaz, hogy kevés betekintésem van az egyetemen kívüli életbe). Ami példát tudok mondani, hogy mégis szükséges, az egyrészt a diplomavédés, másrészt esetleges részvétel konferenciákon (ez főleg akkor tud jelentős lenni, ha a cég valami fejlesztést hajt végre); harmadrészt pedig amikor az ügyfeleket próbáljuk meggyőzni, hogy mit tud a mi termékünk, és miért járnak jól, ha a miénket választják.
Lehetne vitatkozni, hogy ezek vajon a mérnökök feladatai, vagy a mérnök inkább maradjon a tervezőasztalnál/számítógépnél; én ebbe nem kívánok belefolyni, de szeretném remélni, hogy mi, mérnök informatikusok nem akarunk annyira csak a géppel kommunikálni. 
Ennyi bevezető után még annyit szeretnék tisztázni, hogy mivel nekem csak rövid (10-15 perces) prezentációban van gyakorlatom (még ha csak minimális is), hosszabbat csak láttam, ezért elsődlegesen a röviddel kívánok foglalkozni. Nyilvánvalóen egyes ötletek alkalmazhatóak lehetnek a hosszabb esetekben is, de biztosan van, amit máshogy kell csinálni, ha az idő „bőséges”.
Cél: bemutatni, amivel foglalkoztál
A hosszú leírás egyik fő célja a megismételhetőség, erre a prezentáció során nincs lehetőség. Ennek legfőképpen az az oka, hogy azon túl, hogy a felkeltsük a hallgatóság figyelmét, ezt fenn is kell tartani, miközben osztjuk az észt.
10-15 perc mindössze arra elég, hogy egy-két ötletet bemutassunk.
Ismerd a célközönséget!
Az írások kapcsán előkerült már ez a probléma, muszáj a közönséget (ill. ott az olvasókat) ismerni. Ez a prezentációknál még fontosabb, mert várhatóan egy közgazdász semmit sem fog érteni a programozási részleteket tartalmazó bemutatóból, az informatikus közönség ezt elvárná, míg egy matematikust inkább az érdekelhet, hogy milyen a lépésszám, bizonyíthatóak-e róla bizonyos dolgok, stb.
Ha nagyon vegyes a célközönség, akkor nincs mit csinálni, választani kell, hogy inkább kinek legyen jó, 10-15 percben mindenki számára nem lehet a részleteket elmondani. Ilyenkor különösen fontos, hogy felkeltsük a figyelmet a munkánkra.
A közönség nem azzal foglalkozik, amivel te!
Egy másik problémaforrás az, hogy a hallgatóság nem azzal foglalkozik napi 8 órában, mint a szerencsétlen előadó, ezért az idő egy részét arra kell fordítani, hogy bemutassuk a területet, felvázoljuk, miért is fontos, amivel foglalkoztunk. Ez egy 10-15 perces előadásból akár 8-10-12 percet is kitehet!
Hagyd ki a technikai részleteket!
Senkit sem érdekel, hogy a Java Collection API melyik osztályát használtad. Akit mégis, az majd megkérdezi.
Kicsit komolyabban szemlélve a helyzetet ez nem azt jelenti, hogy ezeket az információkat nem lehet továbbítani a hallgatóság felé, de a prezentáció nem erre való. Jó ötlet, ha a hallgatósághoz eljuttatsz egy írásos anyagot is, ami többek között ezeket a részleteket is tartalmazza (TDK-nál, diplománál természetes módon ez a hosszabb leírás maga a dolgozat). A prezentáció során erre nem lesz idő.
Légy felkészült!
Azt hiszem, Churchillnek köszönhetjük a mondást (ki lehet javítani, ha mégsem), ha 10 percet lehet beszélni, akkor holnap, ha fél órát, akkor pár óra múlva, ha két órát, akkor öt perc múlva kezdhetünk. Rövidebben: ahhoz, hogy 10-15 percben össze tudd foglalni, amivel előtte hónapokat dolgoztál (jó esetben ), csak akkor lehet, ha időt szánsz az előkészítésre.
Ez kicsit konkrétabban azt jelenti, hogy ki kell találni, pontosan mit mondasz, milyen példát használsz, és összerakod a diákat. És ami fontos: próbáld is el.
Figyelj oda a részletekre is!
Kellemetlen meglepetés érheti az előadót, ha a közönség soraiban ül valaki, aki a terület szakértője, és az előadás közben elhangzott egy apró pontatlanság. Megkaphatja ezt a közönség előtt is…
Szintén érdemes figyelni arra, amit a különböző fórumokon [[http://en.wikipedia.org/wiki/Flame_bait|flame-bait]] néven illetnek. Ezzel arra célzok, hogy ne mondjuk az általunk választott eszközre, hogy a legjobb, ne kicsinyeljük le a többi eszközt, stb. Ha a közönség soraiban ül valaki, akinek valamelyik más eszköz a kedvence, akkor veszélyes vizekre evezhetünk. Vagy nem fognak komolyan venni (nem jó hír), vagy hosszas magyarázkodás kezdődhet.
Viselkedés előadás közben
Miközben az ember előad, érdemes odafigyelni, hogy pontosan mit is csinál. Ha fel-alá járkál, azt fárasztó lehet követni, a túl heves gesztikuláció sem feltétlen szerencsés. Másrészt az előadó egy helyben áll, és a mondatai egy monoton hangon előadottak, szünetek, gesztusok nélküliek, akkor a közönség elalszik.
Bónusz tipp: ha mutatni akarsz valamit, akkor ne a képernyőre mutass magad előtt. Ha szerencsés vagy, akkor csak nem veszik észre…
Felsorolások: mértékkel
Manapság a Powerpoint bemutatók bullet point dzsungelbe fulladnak. Ennek egyik oka lehet, hogy a Powerpoint sablonok is ezt az irányt mutatják. Alapvetően a felsorolások jók, hiszen vázlatát adják arról, hogy miről is akar az ember beszélni.
Ugyanakkor ha a felsorolásnál megszűnik a vázlatjelleg, és teljes mondatokat (vagy közel teljes mondatokat) írunk, akkor a hallgatóság azt kezdi el olvasni, és nem ránk figyel. Ezzel kapcsolatban további probléma, hogy eltérő sebességgel olvasnak egymáshoz képest, illetve ahogy az előadó halad, így hamar kieshetnek a szinkronból.
Ráadásul, ha hosszú mondatok vannak kivetítve, az előadó is hajlamos lehet felolvasni, amit oda írt. Ha csak egy-egy szó van ott, akkor erre lényegesen kisebb az esély.
Egy viszonylag jó ökölszabály, hogy egy pont mellett ne legyen két-három szónál több (legfeljebb, ha nagyon muszáj), és egy oldalon ne legyen 7-8-nál több pont (ld. még emberi agy rövid távú memóriája 7+/-2 rekeszes).
Ábrák, képek
Az írások kapcsán említettem, hogy a képek és az ábrák fontosak az olvashatóság szempontjából. A prezentációknál ez még fontosabb, hiszen „egy jó kép többet ér ezer szónál”. De még inkább arról van szó, hogy így sokkal jobban lehet demonstrálni a dolgokat.
Ha például meg akarod mutatni, hogy egy program felhasználói felülete bonyolult, akkor mutasd meg egy képernyőfotón. Ha a bonyolult felhasználói felület részleteit akarod bemutatni, akkor mutasd be egy képernyőfotón, és keretezz be rajta részeket, képregényjellegű felhőkben feliratozd.
Ugyanakkor a túlzásokat is el kell kerülni. Egy 50 osztályból álló osztálydiagramot még viccből se vetíts ki, úgysem fog belőle senki semmi értelmes összeszedni. Ugyanakkor, ha a közönség egy képnél feladta a tartalom megértését, akkor vége. Onnantól kezdve az egészet feladta.
Áttűnések, animációk
Az áttűnések, animációk hasznosak, hiszen felhívják a figyelmét a közönségnek, kiemelhetnek bizonyos elemeket. Ugyanakkor az öncélú alkalmazása idegesítő is lehet, arról nem is beszélve, hogy túl nagy számban alkalmazva elvonhatják a figyelmet a lényegről.
A javaslatom az, hogy alkalmazzuk ezeket az elemeket, de ne vigyük túlzásba, és ne a legextrább áttűnésekben gondolkodjunk.
Formázások
Sokféle sablont raknak a prezentációkészítő programokba. Mindenesetre óvatosan velük. Amennyire tudom, a Powerpointtal és az OpenOffice Impress-szel együtt csomagolt sablonok kihívásokkal küzdenek, és nem biztos, hogy profi prezentációkhoz valók (a 2007-es Office-t nem tudom, azzal nem dolgoztam, a régebbiekre ez határozottan igaz). További probléma velük, hogy mindenki unalomig ismeri őket. Vagy valami saját sablont érdemes összerakni, vagy körülnézni az interneten, hátha van valahol értelmes sablon (a prezentációk készítéséhez én az Apple iWork csomagját használom, abban elég jó sablonok vannak, de a neten ehhez is lehet további érdekességeket találni).
A sablon választásakor meg javaslom az egyszerű, sötét alapon világos mintára építkező példányokat – ennek egy része ízlés, de a gyakorlatban közepes minőségű projektoron is egészen jól látszódnak. Én személy szerint a minimalista design híve vagyok, de ez természetesen nem kötelező.
A prezentáció szerkezete
Sokan mondják, hogy a prezentációt érdemes tartalomjegyzékkel kezdeni, és ebben összefoglalni, hogy miről is beszélsz. Ha hosszú prezentációról van szó, akkor messzemenőkig egyetértek vele, akkor jó, ha többször is hangsúlyozunk bizonyos dolgokat, tudatosítjuk, hogy pontosan hol is tartunk az előadáson belül.
Rövid prezentációknál viszont meggondolandó a használatuk (legalábbis szerintem), ugyanis egy 10-15 perces prezentációból fél percet arra szánni, hogy miről is fogsz beszélni, kicsit időpazarlásnak tűnik. Érdemesebb inkább úgy sorrendezni a dolgokat, hogy viszonylag természetesen jöjjünk ki belőle.
Erre egy ötlet lehet, hogy a cím kapcsán felvázoljuk a kontextust és a célt, majd kicsit jobban belemegyünk a feladat részleteibe, és a végén bemutatjuk, hogy mit sikerült elérni. Ezt nyilván a megfelelő területre ki kell még bontani.
A mennyiségre vonatkozó ökölszabálynak elmondható, hogy nagyjából egy perc egy slide; persze ezt érdemes végigpróbálni, mert kiderülhet ettől elég jelentős eltérés (10-15 perces prezentáció esetén akár 50%-ot is el tudok képzelni; illetve kicsit másfajta prezentáció esetén hallottam már olyat is, aki ennyi idő alatt inkább 60 képet villantott fel). Ettől még ökölszabálynak jó, aztán az első próba után lehet még szerkeszteni őket.
Még egy bónusz tipp a végére: az utolsó dia legyen egy összefoglalás, és ez maradjon fenn a kérdésekre is! A közönség jó eséllyel arról fog kérdezni, amit utoljára lát, főleg, ha az jó összefoglalás.
Remélem, ez a szösszenet is hasznos valakinek; a teljességet még csak fel sem tudom tételezni, ahhoz egyrészt nekem is többet kellene csinálnom. Ugyanakkor szeretném megköszönni mindenkinek a segítségét, akitől ötleteket merítettem eddig. És nagyon szeretettel várok még visszajelzéseket.
), ugyanis nagyon sok az információ, de nem feladatorientált módon elhelyezve. Illetve kevésbé feladatorientált módon. Ugyanakkor rengeteg olyan ábrázolási módot is bemutat, amiről korábban nem hallottam.
